Crédit Photo : Olibac/Flickr - CC

Étude préalable : Analysez vos besoins

Avant d’envisager la rédaction d’un cahier des charges pour votre site web, il est impératif d’effectuer une étude préalable de vos besoins.
Pour cela, une étude comparative ou benchmarking des sites similaires ou concurrents vous donnera une idée de ce que vous voulez ou non. Vous pourrez les classer en « sites phares » ou « sites repoussoirs« .  Ainsi vous vous inspirez de leurs réussites et repérez les erreurs à ne pas reproduire.

L’analyse de vos besoins,  préalable au cahier des charges,  conditionne en grande partie la réussite de votre projet web.

Les règles techniques, sémantiques, organisationnelles et d’ergonomie  issus des référentiels dans le cadre de la modernisation de l’Administration se révèlent être  une aide précieuse surtout en matière de bonnes pratiques :
- le référentiel général d’accessibilité pour les Administrations ou  RGAA et son décret d’application
- le référentiel général d’interopérabilité (standards et normes) ou RGI
- le référentiel général de sécurité ou RGS

Définition du cahier des charges

Le cahier des charges est à la fois un :

• Outil de communication entre tous les acteurs du projet web (client, prestataire, chef de projet, équipe de production…),
• Document de formalisation des attentes et des contraintes pour la réalisation du site web,
• Document de contractualisation entre un client et son ou ses prestataires,
• Document juridique en cas de litige.

Éléments de rédaction d’un cahier des charges standard

Le cahier des charges comprend plusieurs rubriques à adapter selon votre cas :

• Introduction ou executive summary
• Charte média
• Charte éditoriale
• Charte graphique
• Charte fonctionnelle
• Charte ergonomique
• Cahier des spécifications techniques
• Charte de référencement (référencement, hébergement, maintenance, statistiques…)
• Budget et planification
• Appel d’offre

Introduction ou executive summary

• Présentation de l’entreprise ou de l’institution
• Objectifs du projet
• Cible visée
• Style de communication du site

Charte média

• Rubricage du site
• Plan du site – arborescence
• Zones de contenus (texte, vidéo, audio, photos, images…)
• Inventaire des contenus (bruts ou à traiter)

Charte éditoriale

• Calibrage de la terminologie
• Informations pratiques
• Principe éditorial

Charte graphique

• Conditions d’application de la charte graphique
• Points imposés
• Emplacement des éléments visuels ou maquette graphique ou zoning
• Logo, bandeau, slogan ou baseline

Charte fonctionnelle

• Maquette, structure des pages, type d’affichage
• Co-marquage (ou co-branding)
• Fonctionnalités selon le degré d’interactivité de votre site (cartographie, annuaire, catalogage de liens, flux RSS, formulaire de contact…)

Charte ergonomique

Vous pouvez prendre appui sur la charte ergonomique des sites internet publics

Cahier des spécifications techniques

• Standards et accessibilité
• Contraintes techniques

Charte de référencement

• Nom(s) de domaine
• Référencement naturel
• Hébergement

Planification

• Planning de développement,de tests, de mise en place
• Livrables attendus (maquettes, propositions graphiques/ergonomiques, guides d’utilisation…)
• Echéances, dates, délais et pénalités de retard
• Clauses de cessions des droits notamment sur les contenus au regard de la propriété intellectuelle
• Modalités de validation
• Interlocuteur(s) durant les différentes étapes du projet

Maintenance du site

• Modalités et garantie de maintenance
• Maintenance corrective
• Statistiques du site (descriptif des statistiques, connexions, …)
• Gestion de la sécurité du site

Budget

• Facturation
• Paiement

Appel d’offre

• Modalités de pré-sélection et sélection
• Dossier de candidature
• Lots soumis à appel d’offre

RESSOURCES :

• Stéphane Bordage, Conduite de projet Web, Eyrolles  : 
• Les deux agences ci-dessous proposent de nombreuses ressources et boîtes à outils pour vous accompagner dans votre projet web :
  • ARTESI, Ile-de-France – Agence Régionale des Technologies et de la Société de l’Information
  • Un wiki édité par ARTESI, outil collaboratif, dédié à la conception d’un cahier des charges type pour une collectivité
  • ARDESI, Midi-Pyrénées – Agence Régionale pour le Développement de la Société de l’Information
• Autres ressources glanées ici ou là lors de ma veille : Projet web et cahier des charges

Selon vous, est-il aisé de rédiger un cahier des charges ?

Un cahier des charges doit-il être général ou détaillé, pourquoi ?

Avez-vous eu à rédiger ou à appliquer un appel d’offre ?

Le cahier des charges garantit-il le succès de création ou de refonte d’un site web ?

Crédit Photo : El Dav/Flickr

Tout d’abord distinguons la charte éditoriale de la ligne éditoriale.

La ligne éditoriale est rarement un document écrit.
Elle définit le positionnement du site, le traitement qu’elle privilégie à tel ou tel sujet par rapport à tel autre, un ton, un style, une périodicité.

La charte éditoriale est un document formel qui fait partie du cahier des charges qu’il s’agisse d’une création ou d’une refonte de site.
La charte éditoriale a pour but d’optimiser l’ensemble du contenu du site afin de s’assurer de sa cohérence et de son homogénéité.

La charte éditoriale est un document de référence.
La charte prescrit  un ensemble de règles et de procédures auxquelles toute personne chargée de créer du contenu sur le site doit s’y référer et respecter.

Les règles sont des :
- Règles éditoriales,
- Règles rédactionnelles,
- Règles d’illustrations et,
- Un circuit de validation des contenus (ou workflow en anglais).

Les règles éditoriales énoncent les partis pris du site sur :
- Le positionnement du site par rapport à d’autres sites aux contenus similaires ( sa cible, son lectorat),
- Sa conception des contenus vis-à-vis de son lectorat (ton, angle, périodicité),
- Le choix des contenus à publier et adaptation de ces contenus à son lectorat,
- Le format rédactionnel (dossiers, interviews, témoignages, éditoriaux, billets d’humeur…),
- La valorisation ou pas des commentaires des internautes et forums, et le type de modération (a priori, a posteriori, règlement…).

Les règles rédactionnelles abordent le format du contenu rédactionnel :
- Le format du texte (titres, chapeaux, intertitres,longueur du texte, des paragraphes, nombre de signes à ne pas dépasser…),
- Le style de texte (argumentatif,informatif, factuel…),
- Le type de vocabulaire à utiliser en fonction de sa cible, (mots-clés, leur emplacement…),
- Les règles typographiques (choix de police de caractère, façon de décliner les sigles…),
- le type de listes à puces… ,
- Le format des noms de personnes, de numéros de téléphone, d’horaires… ,
- L’utilisation on non de néologisme, d’anglicisme, de sigle, d’acronyme ou comment les décliner,
- Le mode d’utilisation des hyperliens (structure du lien, emplacement, profondeur, liens internes et externes, volume, mode d’ouverture, pertinence…).

Certaines institutions mettent en place un guide rédactionnel comme outil de référence à l’élaboration et à la publication de texte.

Les règles d’illustrations se destinent aux images, photos, schémas accompagnant le contenu. Il s’agit de vérifier donc :
- La pertinence de l’illustration par rapport au contenu,
- La taille de l’illustration par rapport à la vitesse de téléchargement (poids maximal d’une photo, d’une vignette, format Jpeg, jpg, gif, résolution, nombre d’images/article, descriptif…),
- Les droits d’auteur (autorisation, source),
- La légende des illustrations (le type de formulation de la légende, sa valeur, sa pertinence par rapport au texte),

Le circuit de validation des contenus (ou workflow)
L’ensemble des intervenants qui produisent des contenus éditoriaux web constitue la chaîne éditoriale.
Cette chaîne se compose d’un comité éditorial, d’un responsable éditorial, des rédacteurs web, et selon le cas d’autres intervenants impliqués dans la vie éditoriale du site.
Le circuit de validation permet de structurer et de sécuriser l’ensemble de la chaîne.
Ce circuit définit qui fait quoi : qui rédige, qui valide, qui coordonne…  Ceci,  dans le but de définir le périmètre d’action de chacun et de répartir le travail éditorial.
Le comité éditorial vérifie que le contenu proposé est en adéquation avec la charte et la politique éditoriales du site.

Il convient de noter que les blogues, n’ont en général pas de charte éditoriale parce qu’ils sont généralement personnels.
Toutefois, le défaut d’élaboration d’une charte éditoriale en entreprise, peut s’avérer coûteuse en temps et en énergie sans compter l’incohérence qui peut en résulter.
Cela peut avoir pour conséquence de désorienter le visiteur et d’avoir des influences négatives sur le référencement.

Et vous, avez-vous déjà élaboré une charte éditoriale ?

La constitution de cette charte a-t-elle été le fruit d’un consensus ou plutôt révélatrice de divergences, voire de conflits ?

Les personnes concernées par cette charte s’y réfèrent-elles ?

Partagez vos anecdotes et expériences sur ce sujet en y déposant un commentaire.